Пандемія коронавірусу є одним із найбільших викликів для бізнесу в сучасному світі. Вона охопила всі аспекти бізнесу – від галузевих подій до глобальних ланцюгів постачань. Разом із «коронакризою» бізнес наразі переживає «кризу адаптації», навчаючись – швидко чи повільно, легко чи з втратами – працювати та отримувати прибуток у нових умовах.

Про те, як адаптивний менеджмент змін допомагає пережити кризу і які основні кроки має зробити бізнес у цей період, розповів Mind комерційний директор напрямку NON FOOD компанії BERTA group Іван Даниленко.

На ці слова одного з найуспішніших світових бізнесменів мають зважати всі, хто вдається до адаптивних змін. Збереження зовнішнього ореолу стабільності є у нинішній ситуації основним моментом. Адже розуміння того, що ваша компанія залишається стабільною в період кризи, є своєрідним заспокійливим фактором для працівників, партнерів та ринку. Імідж компанії, партнери та відносини з ними є ключовими драйверами та помічниками у плані змін. Сьогодні ці активи важливі, як ніколи, а робота за цими напрямками має проводитись щоденно.

Позитивна інформація – це ключ, який сьогодні відкриває всі двері. Вагомим інструментом у підтриманні іміджу є створення позитивного інформаційного потоку в напрямку до бізнес-партнерів: презентація компанії, підсумкові зустрічі з партнерами на системній основі (щонайменше один раз на рік). Вигляд презентації та процес підготовки до зустрічі сьогодні стає критично важливими для комунікації з партнерами. Варто зосередитись на створенні презентації компанії з акцентами на стабільність та розвиток, а також на сучасні ІТ-рішення. Вся інформація повинна бути якісною та правдивою. Підсилення професійними промо-роликами компанії або її продукції в YouTube дасть максимальний ефект.

Онлайн-презентація сприймається також на рівні реальної зустрічі і, скоріш за все, 50% зустрічей в майбутньому будуть саме такими.

SMM-відділ має генерувати вдвічі більше контенту, спрямованого на позиціонування компанії.

Оскільки фізичних просторів для обміну інформацією в час пандемії практично немає, участь менеджерів в онлайн-конференціях та періодичні виступи у них є індикатором активності компанії у діловому просторі та зацікавленості в розвитку.

Комунікація з ключовими партнерами та працівниками стає пріоритетом на весь період кризи або обмежень в компанії. Адже дефіцит інформації обов’язково буде заповнюватися фантазіями конкурентів та працівників. Тож краще уникнути таких ситуацій, аніж дозволяти їм «грати» проти компанії.

Зовнішнє середовище та прогнозування сценаріїв

Відслідковування зовнішніх факторів та індикаторів є ключовим завданням менеджменту в період змін. До уваги беруться насамперед такі фактори, які можуть вплинути на діяльність компанії:

• економічні тренди,
• валютні коливання,
• експертна аналітика ринку,
• споживацькі настрої,
• законодавчі документи та нормативно-правові акти влади різних рівнів,
• інформація, отримана від партнерів та конкурентів.

Останнє є дуже важливим. Адже у період невизначеності розмивається саме поняття конкуренції, тому спілкування з ключовими партнерами і конкурентами та аналіз отриманої інформації (так само, як конкуренти аналізуватимуть дані, отримані від вас) сприяє стабілізації ринку.

З важливих аспектів активності в інформаційному просторі варто виділити такі:

• реакція на кожну важливу інформацію «з полів» та опрацювання зворотного зв’язку;
• збір «показників життєдіяльності» конкурентів;
• відхід від звичних каналів отримання інформації та пошук альтернативних джерел.

Після збору інформації варто створити карту сценаріїв з планом дій по кожному підрозділу. В усіх сценаріях потрібно врахувати можливості виникнення критичних моментів або точок конфлікту. Сценарій може і не відбутись, але сам процес підготовки до нього підтверджує готовність до наслідків та зменшує ризик потенційних втрат.

Одним з останніх поштовхів до розробки нових сценаріїв стало запровадження «карантину вихідного дня». Деякі міські голови пішли проти системи, видавши рішення-дозвіл на роботу у вихідні дні. Працювати чи ні – все одно вирішувати підприємцям та компаніям, які готові спілкуватись та опротестовувати протоколи зі штрафами, виписаними поліцією. Проте, впровадження короткострокових обмежень у вихідні дні створило вузькі місця контакту величезної кількості людей з вірусом.

Наприклад, фудові маркети національних мереж, де черги шикувалися на вулицю. Цей сценарій держави не мав експертної оцінки або прогнозів, він зменшив надходження податків до бюджету і зрештою цей експеримент був визнаний таким, що не виправдав себе. Наступний виклик для бізнесу – карантин у період новорічних та різдвяних свят, тому вже сьогодні необхідно скласти план дій.

NB: вмійте відрізняти актуальну та потрібну інформацію від зовнішніх «вкидів» конкурентів та думок псевдоекспертів. Сьогодні «включення» критичного мислення при аналізі будь-якої інформації важливе, як ніколи.

Збереження людського капіталу та адаптація до нових умов роботи

Незважаючи на те, що криза відправила на вулицю велику кількість кадрів, які збільшили конкурентне середовище на ринку кандидатів, люди залишаються найціннішим ресурсом та пріоритетом для збереження компанії. Сьогодні знайти хорошого спеціаліста у напрямку продажу або закупівлі стало набагато простіше, ніж рік тому. Проте це не означає, що настав час переоцінки та заміни команди. Переосмислення ролей відбувається і з боку роботодавця, і з боку працівника. Багатозадачність та збільшення ефективності сприймається краще в умовах потенційної втрати роботи.

Самоорганізація – це ключовий фактор у прийнятті рішення щодо працівників, яких планують перевести на віддалений режим роботи. У 70% випадків цей крок збільшує ефективність роботи та зменшує витрати як працівника, так і компанії. Але є люди, які не можуть адаптуватись і втрачають концентрацію, постійно відволікаючись на побут та родину. Їх краще залишити в офісі або створити окремий графік виходу на роботу.

Наша компанія почала «віддаленку» з експерименту. Спочатку поділили працівників на контактні групи та виводили їх по черзі в офіс. Згодом, переконавшись в тому, що ефективність роботи не страждає, перевели більшість на віддалений режим.

Корисні поради:

1. Дайте вашим працівникам потрібну інформацію та можливість спілкуватися. Інформаційне поле та спілкування в умовних групах є дуже важливим для людей, яких об’єднує бізнес. Запровадьте системне інформування щодо змін та новин у компанії та на ринку загалом. Отримання інформації, участь в обговоренні плану дій для людей, які працюють віддалено, критично важливе, оскільки в цей час вони черпають інформацію зі ЗМІ та сідають на потоки месенджерів, де у більшості генерується негативний контент. Створення позитивної атмосфери та додаткових просторів для спілкування працівників – одне з ключових завдань керівника.
2. Робіть заплановані наради та короткі збори у віддаленому режимі частіше, ніж це було в звичайний період. Зверніть увагу, що під час проведення  відеоконференцій важлива наявність включеного відео, освітлення та правильно обраних місць для трансляції. Люди повинні бути готовими вийти в онлайн протягом 10 хвилин. Така готовність буде підтверджувати активність та залученість ваших працівників. Якщо ваш бізнес пов’язаний з продажами, то саме час приділити увагу продуктивним навчанням та тренінгам. Залучайте партнерів – постачальників для навчання та відновлення інформації за професійними компетенціями.

NB: для деяких бізнесів, які перейшли у «режим збереження» та провели вимушені оптимізації, слушний час подивитись в бік аутсорсингу деяких функцій – IT, HR, бухгалтерії, аналітики. Важливо переглянути юридичні аспекти працевлаштування персоналу для оцінки ризиків у розривах відносин.

Оптимізація активів та пріоритети в рішеннях

Першим кроком у підготовці до оптимізації є перегляд умов контрактів з точки зору виконання взаємних зобов’язань між компанією та постачальниками або клієнтами. Як показує практика, до 40% орендодавців йдуть назустріч у питанні зміни умов або відтермінування оплати.

Також потрібно звернути увагу на відхилення від норм та суттєві погіршення умов співпраці. Ринок FMCG вже отримував «подарунки» від продуктових мереж, таких як «Брусничка» або «ПАККО» – це, нагадаю, найгучніші банкрутства мереж, після яких багато постачальників зазнали збитків. Тому варто контролювати співпрацю з партнерами у таких моментах, як, наприклад, накопичення активів або створення дебіторки.

Корисні поради:

1. Виділіть клієнтів, які потенційно потрапляють у групи ризику. На фоні подорожчання сировини, енергоносіїв та товарів деякі клієнти роблять понаднормові запаси продукції, сподіваючись заробити на цьому, та у більшості випадків це призводить до припинення співпраці. Дебіторська, кредиторська заборгованість, залишки товарів стають активами для щоденного дослідження.
2. Дайте доручення юридичному відділові провести аудит ризиків та можливостей щодо зміни умов контрактів та окреслення зон ризиків, визначити цілі на найближчий період щодо перемовин та переукладення контрактів, а також виявити зони ризиків, пов’язаних з комплексним підходом – оцінкою прогнозованих сценаріїв (інсайдерською інформацією), аналізом поведінки споживача в попередніх періодах та визначення товарів (активів), які будуть заморожені під час повного локдауну.

Наступним кроком в підготовці до оптимізації є контроль грошового потоку – плановий забір дебіторської заборгованості (вчасне швидке повернення коштів, швидка реакція на затримку платежів). В процесі оптимізації ресурсів також важливим є аналіз усіх планових закупівель та класифікація їх за пріоритетами:

1. терміново;
2. по можливості;
3. заблокувати.

Потрібно відкласти всі проєкти інвестицій та довготривалі проєкти, які не можуть принести прибутків у найближчий час. По кожному з цих проєктів необхідно провести аналіз здійснених витрат та планових оплат, а також проаналізувати залученість персоналу в проєктах, які наразі не актуальні.

Ще одним кроком в підготовці до оптимізації є аналіз товарних залишків, оборотність та норми запасу. Важливо зробити аналіз товарів за термінами придатності та здійснити повернення постачальникам усіх товарів з низьким показником обертовості.

Одним із найважчих завдань для управління компанії є створення планового бюджету на рік, особливо в розрізі прибуткової частини. Та ще задачка для FMCG-ринку! Розвиток національних мереж, закриття ринків, ТРЦ, виставок, ресторанів, кафе тощо критично впливають на планування. Бізнеси напрямку HoReCa вже не дивляться на майбутнє в «рожевих окулярах». Кількість факторів, які впливають на планові показники, зросла в рази. Прогнозування робити вкрай важко, але необхідно.

Post Scriptum

У більярді є класичне правило, яке знає кожен початківець: коли твоя черга бити по шарах і ти не бачиш жодної цікавої комбінації, потрібно обійти весь стіл кругом та розглянути ситуацію з кожного боку. Що найцікавіше – кожного разу після огляду «на 360 градусів» обов’язково з’являється результативна комбінація, що дає серію класних ударів і, як наслідок, перемогу. Це порівняння дуже яскраво відображає позицію власника в бізнесі: щоб перемогти, потрібно проаналізувати ситуацію з усіх боків. Тоді ви обов’язково знайдете свій переможний удар!

Тож зберігайте спокій та пам’ятайте, що є ще багато речей, які ми можемо контролювати, і завжди знайдеться спосіб, який допоможе змінити ситуацію.